Gestire il Centralino telefonico aziendale

Saper sfruttare il valore aggiunto del centralino telefonico aziendale per migliorare l'esperienza utente e comunicare con efficacia.

Migliorare l'esperienza utente e comunicare con efficacia attraverso il centralino telefonico aziendale

Quali sono gli elementi importanti da tenere in considerazione per la comunicazione di un'azienda con il mondo esterno? Pensiamo a come vogliamo che i nostri clienti e fornitori ci contattino, emergono due soluzioni tra tutte: email e telefono. Negli ultimi anni la comunicazione attraverso la posta elettronica ha giocato un ruolo fondamentale negli aspetti di gestione e scambio informazioni, ma il telefono è rimasto un valido strumento di contatto.

A livello aziendale è importante definire un unico numero ufficiale aziendale, quello che sarà stampato sui biglietti da visita, su brochure e company profile; riportato nelle firme delle email e nel footer del sito aziendale. Il telefono è una necessità aziendale, da non sottovalutare.

Qual è l'esperienza utente con il centralino telefonico aziendale?

Delle due strade principali a disposizione, web o telefonata, spesso si preferisce la chiamata telefonica, per avere un contatto “umano” con l'azienda e valutare con un primo approccio diretto con il possibile fornitore. Il centralino telefonico, soprattutto per aziende aperte a collaborazioni con molti partner e fornitori, è d'obbligo. Si considera perciò essenziale la gestione del centralino per le chiamate in ingresso. Vi siete mai chiesti che cosa accade spesso quando si telefona ad un'azienda e si prova l'esperienza di un centralino aziendale?

Il rischio è di rimanere prigionieri di una catena infinita di messaggi registrati. Voci guida che rendono l'attesa interminabile, scoraggiando un cliente potenzialmente interessato ai nostri prodotti e servizi. L'attesa per parlare con un operatore libero si trasforma in una sequenza di selezioni d'opzione, un ostacolo dal punto di vista operativo ed emotivo. Gestire al meglio una chiamata in entrata è per questo motivo cruciale.

Come fare per migliorare l'accoglienza al telefono?

Saper accogliere fin dal primo contatto, a partire da una corretta gestione del centralino telefonico richiede poche semplici accortezze. Prima di tutto è necessario scegliere un sistema adatto a supportare le esigenze aziendali. Soluzionidigitali mette a disposizione dei sistemi in grado di interfacciarsi a qualsiasi centrale telefonica per costruire un'architettura funzionale alla gestione delle chiamate in ingresso. Valutate un sistema che sia in grado di fornire rapporti sull'efficienza, per avere il completo controllo di tutte le chiamate entranti:

• comunicazione delle chiamate perse agli utenti
• gestione della voicemail
• gestione della reperibilità, anche a turno

Non vanno sottovalutate le possibili integrazioni tra sistemi per la gestione delle chiamate in entrata e altre risorse aziendali, ad esempio: centralini VoIP e gestione email.

Scopri i servizi che Soluzionidigitali propone per la gestione del centralino telefonico aziendale e scegli la soluzione più adatta alle tue esigenze.